Dès le 16 mars 2020, BLI a déployé une nouvelle phase de son plan de continuité des activités. Depuis cette date, la majorité des employés de BLI (y compris les équipes de gestion) travaillent à distance. L’environnement de télétravail est similaire à celui disponible habituellement et permet la poursuite de toutes les activités. Une permanence est assurée par un nombre limité d'employés (toujours les mêmes) au siège de BLI dans le respect des règles de distanciation sociale. Le Comité de Direction de BLI se réunit via visioconférence 2 fois par semaine afin de faire le point sur la situation de crise actuelle mais également de couvrir les sujets de développement et de la vie quotidienne de l’entreprise. Des communications régulières sont réalisées vers les différentes équipes de BLI qui elles aussi ont intégré dans leur quotidien les visioconférences pour échanger sur le journalier, avancer sur les projets et garder le lien. Par ailleurs, une cohérence entre les mesures appliquées au sein de BLI et celles appliquées au sein de notre maison-mère, Banque de Luxembourg, est assurée.

Plan Initial – Mars 2020

Conscient de l’impact que la crise sanitaire actuelle peut avoir sur la continuité de son activité, BLI a activé son plan d'urgence avec comme objectif premier de préserver les intérêts de ses investisseurs et de ses employés.

Plus précisément, les mesures suivantes ont été prises :

• Activation du plan de continuité d’activité. Ce plan prévoit la continuité de toutes les activités clés, telles que notamment la gestion des portefeuilles au sein du centre de repli ou sous forme de télétravail. La présence des équipes sur le lieu de travail est limitée au strict minimum.  Le télétravail est privilégié. Les accès à distance mis en place permettent à chacun d’avoir l’intégralité de ses outils de gestion à disposition.
• Des téléconférences quotidiennes sont organisées par l'équipe de gestion de crise, qui se compose de représentants du conseil d'administration, de la gestion, des départements Risque & Compliance, Juridique et Communication Corporate, afin de garantir une réponse rapide aux derniers développements de l’épidémie et des recommandations des autorités.
• Les réunions entre employés sont réduites au minimum absolu. Dans la mesure du possible, les conférences téléphoniques ou vidéo sont préférées.
• Tous les voyages d'affaires dans les zones touchées par le coronavirus ont été interdits.
• Les voyages d'affaires qui doivent avoir lieu hors de ces zones sont obligatoirement soumis à l'approbation du supérieur hiérarchique direct.
• Si des employés souhaitent se déplacer, pour des raisons personnelles dans des zones touchées par le coronavirus, ils sont obligatoirement, à leur retour, soumis à une période de quarantaine de 14 jours.
• Tous les événements et activités prévus jusqu'à la mi-avril ont été annulés ou reportés à une date ultérieure.
• Un plan de communication de crise a été mis en place afin de s’assurer qu’une communication adéquate soit fournie aux investisseurs et clients quant à l’évolution des différents portefeuilles (performances, positionnement, etc.)

Le plan d'urgence et toutes les mesures connexes sont constamment mis à jour et adaptés afin de tenir compte des derniers développements et de pouvoir, le cas échéant, adapter les dispositions prises jusque-là.

Nous tenons à vous assurer que BLI - Banque de Luxembourg Investments S.A. met tout en œuvre afin de gérer au mieux cette situation exceptionnelle et de veiller à la préservation des capitaux qui nous ont été confiés par nos clients tout en veillant à la sécurité de ses employés. Si vous avez néanmoins des questions, n'hésitez pas à nous contacter.

Guy Wagner

Administrateur-directeur de BLI - Banque de Luxembourg Investments S.A.